Communication interne : aide-mémoire des bonnes pratiques

La communication interne est un processus de diffusion d'informations et d'idées au sein d'une organisation.

Elle est évidement essentielle au bon fonctionnement de toute organisation, car elle permet de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et travaille pour atteindre les mêmes objectifs. Cependant, la communication interne peut également être une source de questions et de difficultés, en particulier lorsqu'il s'agit d'équipes distantes.

Quelle est donc notre définition de la "communication interne", quels sont les enjeux qui peuvent en découler et comment un outil de développement de l'esprit d'équipe peut y contribuer ?

Cette page est en constante évolution. De nouveaux outils et de nouvelles bonnes pratiques sont ajoutés au fil du temps.

Fiche pratique : Les incontournables de la communication interne pour qu'elle soit un atout pour l'organisation.

Ces facteurs se conjuguent pour créer une dynamique cohérente de communication interne, qui peut alors devenir un levier de valeur pour l'organisation. Toute stratégie de communication interne devrait s'attacher à couvrir ces 6 composantes.

✅ L'information:

« Ce que l’on conçoit bien s’énonce clairement » Le point central de la communication, qui, pour être bien reçu, doit être bien compris et bien exprimé.

1. Un message clair..

La simplicité et la clarté sont non négociables dans toute communication interne. Trop souvent, les messages RH sont noyés dans le jargon et les détails superflus, ce qui peut frustrer les employés et diluer l'impact des informations essentielles. Les messages doivent être directs et faciles à comprendre pour être réellement efficaces.

Message RH : Soyez clair et direct dans vos messages RH. Utilisez un langage simple et accessible pour tous les employés, quel que soit leur niveau de compréhension. Évitez le jargon et les termes techniques spécifiques à l'industrie ou à la fonction RH, sauf si vous vous adressez à un public spécialisé.

Exemple : Lors d'une annonce de mise à jour de la politique de congés, optez pour des phrases simples : "Notre politique de congé a changé. Voici ce que vous devez savoir."

2. ... au bon timing ...

Transmettre des informations précises et en temps opportun est crucial pour maintenir la confiance et l'efficacité. La rapidité et la précision des informations sont cruciales. Les employés dépendent de communications fiables pour prendre des décisions éclairées et les erreurs ou les retards dans la communication peuvent entraîner des malentendus coûteux et miner la confiance envers les RH. Mais il ne faut pas confondre vitesse et précipitation : la vérification des faits et des informations devra toujours primer sur la rapidité de diffusion.

Message RH : Transmettez les informations importantes dès que possible, qu'il s'agisse de changements dans les politiques de l'entreprise, d'annonces de nouvelles initiatives ou de mises à jour sur les avantages sociaux. Assurez-vous que toutes les informations sont exactes et vérifiées pour éviter les malentendus.

Exemple : Si une nouvelle option de télétravail est disponible, communiquez immédiatement les détails de mise en œuvre, les dates d'application et les procédures à suivre.

3. ... adapté à l'auditoire ...

Adaptez vos messages en fonction des caractéristiques et des besoins spécifiques de votre public. Une communication générique est souvent inefficace. Il faut comprendre les différents besoins et contextes des employés avant de personnaliser les messages pour un maximum d'impact. Ce n'est pas de la communication, c'est des RH, et donc pas le sujet de ce post, mais nous y reviendrons.

Message RH : Connaissez votre public. Adaptez votre communication aux différents groupes d'employés, en tenant compte des besoins spécifiques des départements, des niveaux hiérarchiques et des localisations géographiques.

Exemple : Pour une formation obligatoire, envoyez des rappels spécifiques aux managers sur leurs rôles de supervision, et aux employés des informations sur les objectifs et les modalités de participation.

4. ... illustré visuellement (quand possible) ...

Les visuels ne sont pas juste de de la déco ; ils sont essentiels pour une communication efficace. Ils permettent de simplifier des concepts complexes et de capter l'attention. Ignorer l'importance des éléments visuels dans les communications internes est une erreur stratégique, investissez dans des supports de qualité pour améliorer la compréhension et l'engagement des employés.

Message RH : Intégrez des graphiques, des infographies, et des vidéos explicatives pour rendre vos messages plus engageants et faciles à comprendre.

Exemple : Pour expliquer un nouveau plan de retraite, utilisez une infographie détaillant les principales caractéristiques et avantages, accompagnée d'une vidéo tutorielle pour guider les employés à travers le processus d'inscription.

5. ... personnalisé ...

La personnalisation des communications est souvent négligée, pourtant elle est fondamentale. Les employés veulent se sentir reconnus et valorisés, ils doivent se reconnaitre dans la manière dont vous vous adressez à eux. Personnalisez vos communications (jargons, actualités, ton...) pour qu'elle ne soit pas "hors-sol".

Message RH : Adressez-vous directement aux employés dans vos communications. Utilisez leurs noms et faites référence à leurs rôles ou réalisations spécifiques lorsque cela est possible.

Exemple : Dans une newsletter mensuelle, incluez une section "Employé du mois" avec une photo et un témoignage personnel. Mentionnez les contributions spécifiques de l'employé et leur impact sur l'équipe.

6. ... et dont l'impact est suivi.

La communication ne doit jamais être un monologue. Une fois le message poussé, il faut en vérifier sa bonne réception, ouvrez explicitement le dialogue, identifiez des relais d'opinions, et améliorez continuellement vos pratiques. Les RH doivent être modélisantes, et cela passe par le fait d'être accessibles et ouverts au feedback pour créer une culture de transparence et de confiance.

Message RH : Assurez-vous que les communications ne soient pas à sens unique. Encouragez le feedback et les questions pour clarifier les informations et améliorer la compréhension.

Exemple : Après une annonce importante, organisez des sessions de questions-réponses ou des ateliers pour discuter des nouvelles informations et recueillir des impressions.